Como integrar o ERP com um sistema de operação de lojas
Como integrar o ERP com um sistema de operação de lojas
O seu sistema de planejamento de recursos da empresa (ERP) funciona. O fiscal sai certo, as compras estão registradas, o estoque fecha, a contabilidade dos vários CNPJs da rede está consolidada. O que ele não faz é dizer ao gerente da loja 3 o que precisa ser feito hoje à tarde, nem confirmar se foi feito. Aí aparece a pergunta: dá para ligar o ERP a um sistema que toca o dia a dia das lojas, sem trocar o ERP?
Dá, e a forma certa de pensar a integração é esta: o ERP é a fonte, a operação é quem usa o dado. O ERP continua sendo o sistema de registro das transações. O sistema de operação lê o que ele sabe, junta com o que ele não sabe, e faz nascer do lado da loja o que o ERP nunca teve: a tarefa, a meta e a confirmação de que foi feito.
Este guia explica o que flui do ERP para a operação, o que nasce do lado da operação, o que checar antes de qualquer conversa com fornecedor, e o que não se deve prometer, a começar pelo histórico.
Por que integrar o ERP importa mais do que trocar de ERP
Trocar de ERP numa rede é uma das mudanças mais pesadas que existem. O fiscal precisa ser refeito, o cadastro de produto e fornecedor migrado, o time da retaguarda retreinado, e durante meses a contabilidade é o lugar mais arriscado da empresa. Nem sempre é o problema de verdade.
O problema de verdade é o desenho. Um ERP registra e consolida as próprias transações, e faz bem o que promete. Mas cobre só parte do dado da operação. Não tem sensor, não mede a oportunidade em reais loja a loja, não carrega o que funcionou em outra loja, não entrega tarefa, não motiva e não treina. Um ERP nunca dá tarefa a ninguém.
O status quo é tapar esse vão à mão. Alguém exporta o relatório do ERP, junta com o ponto de venda (PDV), o extrato do banco e o ponto do time, cola tudo numa planilha e manda o resultado no WhatsApp do supervisor. Na semana seguinte, refaz, porque o dado mudou. Esse é o custo escondido: gente movendo dado, baixando, limpando e cruzando, em vez de agir sobre ele.
Por isso a conversa certa não é qual ERP é melhor. É como fazer o ERP que você já tem virar a base de um sistema que toca a loja. Operador nenhum é obrigado a alimentar dois sistemas, e a integração bem feita evita isso.
Como avaliar a integração do ERP com a operação: 6 critérios
Os seis critérios abaixo viram as linhas do comparativo mais adiante. Eles estão na ordem em que a integração pode dar errado.
- O sentido do fluxo está claro. O ERP é fonte; a operação lê. Se a proposta exige que a retaguarda passe a lançar coisas em dois lugares, não é integração, é trabalho dobrado.
- O dado chega no nível da loja. Compra, estoque e custo consolidados só na empresa não mostram onde o dinheiro escapa. O dado precisa descer por loja, e por item quando existir.
- Junta com o que o ERP não tem. O ERP ao lado do PDV, da conta bancária, do ponto, do delivery e da ficha técnica responde perguntas que nenhum deles responde sozinho.
- Diz de quem é o número. Quando o ERP e outra fonte discordam, o sistema trata isso como achado sobre algo que aconteceu antes, e não como erro que alguém resolve no braço.
- Faz nascer tarefa do dado. O desvio de custo de uma loja precisa virar uma tarefa, com dono, hora e a confirmação de que foi feito. Relatório sozinho não muda nada na loja.
- É honesto sobre o histórico. O que vem do passado depende do que o ERP entrega. Promessa de histórico completo, sem olhar o ERP, é promessa sem base.
Top 5 checagens antes de integrar o seu ERP
1. Separe o que o ERP sabe do que ele não sabe
A primeira checagem é um inventário simples. De um lado, o que o seu ERP já registra bem: cadastro de produto, de fornecedor e de loja, compras e nota fiscal de entrada, estoque, custo, fiscal, contabilidade por CNPJ. Do outro, o que ele não registra: a venda por item e por horário no detalhe do PDV, o que o banco efetivamente recebeu, quem trabalhou em cada turno, o repasse do delivery, se o checklist rodou de verdade, e o que acontece dentro da loja que sistema nenhum registra.
Essa lista define o papel do ERP na integração. Ele é a fonte do primeiro lado. O segundo lado vem de outras fontes, e é justamente juntar os dois que torna a integração valiosa. Sozinho, esse dado responde uma pergunta; junto, responde dez. O eSocial, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, unifica a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais: é um exemplo de dado obrigatório que o ERP e a operação tocam por lados diferentes.
2. Descubra por onde o dado sai do seu ERP
Todo ERP guarda o dado. A diferença está em como ele entrega esse dado para fora: por integração direta, por exportação automática ou só por relatório baixado à mão.
Pergunte ao seu fornecedor de ERP três coisas: se existe acesso ao dado por integração, com que frequência ele fica disponível e se isso tem custo à parte. Com essas respostas, qualquer sistema sério diz rapidamente como a integração vai funcionar na sua rede. Numa rede que cresceu por aquisição e tem mais de um ERP, a pergunta vale para cada um deles.
3. Garanta que ninguém vai lançar a mesma coisa duas vezes
A entrada única é o princípio que separa integração de retrabalho. A retaguarda lança a nota de compra no ERP, como sempre fez. Daí em diante, o dado anda sozinho até a operação.
Na prática, isso significa que nenhum comprador precisa copiar a nota para uma planilha, e nenhum gerente precisa lançar o estoque em outro lugar. Se alguma proposta pede que alguém alimente um segundo sistema com o que já está no ERP, desconfie.
Veja o que outros operadores estão fazendo.
4. Combine o que acontece com o histórico, antes de começar
Aqui está a pergunta que o operador faz: vou perder o meu histórico? A resposta honesta tem duas partes. A primeira: o histórico não se perde, porque o ERP fica. Ele continua lá, com tudo o que registrou.
A segunda: o que vem do passado para o sistema de operação depende do que o seu ERP entrega, de como o dado foi registrado ao longo dos anos e de quanto dele está completo. Isso se descobre olhando o ERP, e não antes. A Visio não promete que o histórico migra inteiro. O que se combina é o que existe, o que dá para trazer e o que fica consultável onde sempre esteve.
5. Decida o que nasce do lado da operação
A última checagem não é técnica. O ERP entrega o registro. O que nasce do lado da operação é outra coisa: a oportunidade em reais, loja a loja, linha a linha da demonstração do resultado (DRE); a tarefa com dono e hora; a meta construída com o dado daquela loja; a execução e a confirmação de que foi feito.
Antes de ligar qualquer integração, escreva o que você quer que aconteça quando o dado mostrar um problema. Se o custo de uma loja subiu acima do padrão, quem recebe a tarefa? Se a compra não bateu com o estoque, quem confere? Sem essa definição, a integração entrega mais um relatório, e a operação segue igual. A ferramenta não resolve nada se ninguém abre ela na hora certa.
Comparativo lado a lado: o que cada arranjo faz com o dado do ERP
| Critério | ERP sozinho | ERP e planilha | ERP e painel de BI | ERP e Visio |
|---|---|---|---|---|
| Entrada única, sem lançar duas vezes | Sim | Não, alguém copia à mão | Sim, depois de montado | Sim, o ERP segue como fonte |
| Dado por loja e por item | Parcial, conforme o cadastro | Parcial, o que foi copiado | Sim, conforme o projeto | Sim, com o detalhe do PDV junto |
| Junta com PDV, banco, ponto e delivery | Não | Parcial, à mão toda semana | Parcial, conforme o projeto | Sim, num lugar só |
| Concilia e diz de quem é o número | Parcial, o próprio dado | Não | Não | Sim, a discordância vira achado |
| Faz nascer tarefa, meta e confirmação | Não | Não | Não, mostra o dado | Sim, com a ferramenta de executar aberta |
| Honesto sobre o histórico | É o dono do histórico | Parcial, o que alguém guardou | Parcial, o que foi carregado | O histórico fica no ERP; traz-se o que ele entrega |
O ERP faz bem o que promete: registrar e consolidar as transações da empresa. O painel de business intelligence (BI) mostra o dado que você já tem, e cumpre isso. Nenhuma linha acima cobra deles o que não se propuseram a fazer. A diferença está no que acontece depois do dado: um painel mostra, e a Visio dá a tarefa e a confirmação de que foi feito. E vale o registro honesto: em briga de funcionalidade isolada, a ferramenta especialista às vezes ganha. O campo da Visio é o conjunto.
Cenários: quando integrar o ERP resolve e quando não resolve
Rede com um ERP só e o resto em planilha. A integração tira a planilha do meio e junta o ERP com o PDV, o banco e o ponto, sem mudar nada na retaguarda.
Rede que cresceu comprando lojas, com mais de um ERP. A integração vale ainda mais, porque a alternativa seria unificar o ERP antes de começar. Junta-se o que existe, e a decisão de trocar ou não algum ERP fica para depois, se fizer sentido.
Rede que quer trocar de ERP por problema fiscal ou contábil. Se o problema é o próprio ERP, travando, errando fiscal ou sem suporte, a troca é outra conversa, com outro fornecedor. A Visio não disputa essa escolha.
Rede que espera trazer anos de histórico para o sistema novo. Vale ajustar a expectativa antes. O histórico fica no ERP. O que se traz depende do que ele entrega, e isso se combina olhando o dado, e não na proposta.
Uma loja só, com o dono na retaguarda. O dono conhece o ERP e a loja de cabeça. Integração aqui resolve pouco, e o relatório do próprio ERP pode bastar.
Caso: uma rede de franquias de alimentação
Uma rede de franquias de alimentação opera na Visio. O caminho começou com uma loja e uma ferramenta, e depois foi ferramenta atrás de ferramenta, conforme cada dor apareceu.
O efeito de juntar o ERP com o resto da operação na sua rede, porém, não se promete antes de olhar o dado dela. O número da sua operação se calcula com o seu dado, nunca se chuta. A Visio publica um retorno de $5 para cada $1 investido.
Opinião do Head of Content
Lorenzo Lopez, da Visio, observa que a conversa sobre integração de ERP pode começar pela pergunta errada. O operador pergunta se o sistema novo conversa com o ERP dele, quando a pergunta que decide é o que vai nascer do lado da loja depois que o dado chegar. Na leitura dele, integrar o ERP para produzir mais um relatório é gastar esforço para ficar no mesmo lugar. Para ele, dois pontos precisam estar na proposta. O primeiro é que o ERP é fonte, e continua sendo; ninguém deveria lançar nada duas vezes. O segundo é o histórico: prometer que ele migra inteiro, antes de abrir o ERP, é o jeito mais rápido de começar uma relação com uma frustração.
Perguntas frequentes
Como integrar o ERP com um sistema de operação de lojas sem trocar o ERP?
Trate o ERP como fonte e o sistema de operação como quem usa o dado. O ERP continua registrando compras, estoque, custo e fiscal. O sistema de operação lê esse dado, junta com o PDV, a conta bancária, o ponto e o delivery, e faz nascer do lado da loja a tarefa, a meta e a confirmação de que foi feito. A retaguarda não lança nada duas vezes.
Vou perder o meu histórico ao integrar o ERP?
Não, porque o ERP fica e o histórico continua nele. O que vem do passado para o sistema de operação depende do que o seu ERP entrega e de como o dado foi registrado ao longo do tempo. Isso se descobre olhando o ERP. A Visio não promete que o histórico migra inteiro: combina o que existe, o que dá para trazer e o que fica consultável onde sempre esteve.
O que o ERP manda para o sistema de operação, e o que nasce do lado da loja?
Do ERP vêm o cadastro de produto, fornecedor e loja, as compras e notas de entrada, o estoque, o custo e o fiscal. Do lado da operação nascem a oportunidade em reais loja a loja, a tarefa com dono e hora, a meta construída com o dado de cada loja, a execução e a confirmação de que foi feito. O ERP continua sendo o sistema de registro das transações.
Minha rede tem mais de um ERP. Dá para integrar?
Dá, e é um dos casos em que a integração mais vale, porque a alternativa seria unificar o ERP antes de começar. Junta-se o que existe, por loja, e a decisão de trocar ou não algum ERP fica para depois. A pergunta sobre como o dado sai do sistema precisa ser feita para cada um deles.
Quanto custa integrar o ERP com um sistema de operação de lojas?
O preço da Visio se forma por fatores: número de lojas, uso medido em créditos, hardware quando houver e plano contratado. Nada é destravado por plano, ou seja, todo plano alcança toda ferramenta, e por isso a rede pode entrar pelo dado e crescer dali. Os valores atualizados ficam na página pública de preços, em visio.ai/pricing.
Próximo passo
Se o seu ERP registra tudo e ainda assim ninguém sabe dizer o que cada loja precisa fazer esta semana, o problema não é o ERP. É que o dado dele termina num relatório. Saiba mais sobre como a Visio usa o ERP que você já tem como fonte e devolve a tarefa certa para cada pessoa.
Ver também
- ERP ou sistema de operação de lojas: qual a diferença
- Meu ERP já faz isso: por que pagar outro sistema?
- Sistema de gestão que integra com o PDV
- Como consolidar dados do PDV, do ERP e das planilhas
Conclusão
Integrar o ERP com um sistema de operação de lojas começa por uma pergunta simples: o que vai nascer do lado da loja quando o dado chegar? Se a resposta é mais um relatório, a integração vai custar esforço e deixar a operação igual.
As cinco checagens seguem a mesma lógica. Separar o que o ERP sabe do que ele não sabe. Descobrir por onde o dado sai. Garantir a entrada única. Ser honesto sobre o histórico. E decidir o que nasce do lado da operação. O ERP fica como fonte, e o que ele não tem, a tarefa, a meta e a confirmação de que foi feito, nasce em cima dele, em todas as lojas, sem você estar em cada uma. É esse o trabalho da Visio: juntar tudo que roda nas suas lojas e dar a tarefa certa pra cada pessoa, na hora certa.