Como montar a DRE do restaurante sem planilha, loja a loja

A demonstração do resultado do exercício (DRE) de um restaurante para de caber numa planilha no dia em que existe a segunda loja. Não é falta de modelo: modelo de DRE tem aos montes. É que a planilha exige alguém para alimentá-la, e esse alguém é o gargalo.

Montar a DRE sem planilha significa trocar o trabalho braçal por uma regra. O extrato bancário entra classificado, a venda entra pelo ponto de venda (PDV), a compra entra pela nota fiscal e o custo de pessoal entra pelo ponto. Cada lançamento cai numa linha porque a regra diz onde ele cai, não porque alguém o arrastou.

O resultado prático é uma DRE por loja disponível no dia 1º, e não no dia 20 do mês seguinte. A tarefa de olhar o número fica com você. O trabalho de montar o número vai embora.

Por que a DRE em planilha para de servir na segunda loja

Com uma loja, a planilha funciona porque o dono é o sistema. Ele sabe de cabeça o que foi comprado, quem faltou e por que a conta de luz veio alta. A planilha só registra o que ele já sabe.

Com cinco lojas, esse conhecimento não existe mais em lugar nenhum. O dado passa a morar em quatro sistemas que não conversam, e alguém precisa baixar, limpar e cruzar arquivo toda semana para reconstruir a história. Quando a DRE fica pronta, o mês já acabou e a decisão já passou.

O tamanho de cada fonte mostra por que a costura manual nunca termina. A Conta Azul publica 1.900.000 notas fiscais emitidas por mês na plataforma e mais de 100 opções de integração. No financeiro para redes de franquia, a F360 declara mais de 500 integrações disponíveis. No PDV, a Saipos informa mais de 25 mil restaurantes atendidos e mais de 100 integrações com maquininhas, balanças e plataformas de delivery.

São três ilhas grandes e bem construídas. O que falta é a ponte entre elas, e a ponte costuma ser uma pessoa com um arquivo aberto. Essa conta aparece do outro lado: na operação dos clientes que acompanha, a Visio registra $5 de retorno para cada $1 investido.

O passo a passo da DRE do restaurante sem planilha

São seis etapas, e nenhuma delas pede que alguém digite um valor duas vezes.

1. Defina o plano de contas antes de qualquer sistema. Receita bruta, deduções, custo da mercadoria vendida (CMV), pessoal, ocupação, despesas operacionais e resultado. É a espinha da DRE e a única parte que exige decisão humana.
2. Ligue a venda pelo PDV, por item. Receita agregada não serve. A venda por item é o que permite, depois, comparar o consumo teórico da ficha técnica com o consumo real.
3. Ligue a compra pela nota fiscal de entrada. A nota carrega fornecedor, insumo, quantidade e valor. É ela que fecha a conta do CMV sem inventário manual diário.
4. Ligue a conta bancária via Open Finance e classifique o extrato por regra. Cada lançamento cai numa linha do plano de contas automaticamente. Onde a regra não decide, sobra uma exceção para alguém resolver, e a exceção vira tarefa, não planilha.
5. Ligue o ponto e o eSocial para o custo de pessoal. O eSocial, cuja centralização eletrônica das obrigações trabalhistas e previdenciárias foi instituída pelo Decreto nº 8.373/2014, é a fonte mais confiável dessa linha. Pessoal é a segunda maior linha de um restaurante, e é a que mais se deforma quando entra por estimativa. O setor emprega 5,74 milhões de pessoas no Brasil, o maior número da série histórica, segundo a Abrasel: é essa mesma escala que torna o custo de pessoal caro demais para entrar por estimativa.
6. Feche por loja, não por rede. A DRE consolidada esconde a loja que está drenando o resultado. Loja a loja, a mesma linha comparada entre unidades vira a pergunta certa.

Critérios: o que uma DRE de restaurante precisa entregar

Os seis critérios abaixo viram as seis linhas do comparativo mais adiante.

1. Chega sem digitação. Venda, compra, banco e pessoal entram por integração, não por digitação.
2. Classifica o extrato por regra. O lançamento cai na linha certa sozinho, e só a exceção chega a uma pessoa.
3. Fecha por loja e compara entre lojas. A mesma linha, na mesma régua, unidade contra unidade.
4. Desce à causa dentro da linha. Saber que o CMV subiu é metade. A outra metade é saber que o desvio está em porção fora do padrão, em quebra ou em preço de compra.
5. Vira tarefa com dono, dia e confirmação. A linha vermelha precisa virar um trabalho na mão de alguém, com a confirmação de que foi feito.
6. Fica pronta no começo do mês. Uma DRE que chega no dia 20 descreve um mês que você já não pode mudar.

Principais famílias de sistemas que montam a DRE de um restaurante

Quatro caminhos aparecem em qualquer pesquisa, mais a camada que fecha o que eles deixam aberto. O mérito vem antes do limite.

1. Contabilidade com planilha de apoio

É como a maioria das redes começa, e não é um erro: o contador entrega a DRE fiscal correta, no prazo, com a classificação que a legislação pede. Para obrigação acessória, resolve.

O limite é o calendário e o grão. A DRE contábil chega depois do fechamento e olha o CNPJ, não a loja. Ela conta o que aconteceu; não serve para decidir o que fazer na terça-feira.

2. Conta Azul

A Conta Azul é referência de financeiro para a pequena e média empresa. Conciliação bancária automática, emissão de nota, contas a pagar e receber, controle de estoque e conexão com o contador em tempo real estão na própria página do produto, junto com o volume de notas e integrações citado acima.

O recorte dela é a empresa, e para empresa de serviços e loja única resolve bem. Rede multi-loja é outra pergunta: consolidar vários CNPJs, comparar loja contra loja e transformar a diferença em tarefa.

3. F360

A F360 fecha o mês de redes de franquia e é forte exatamente onde o restaurante sangra tempo: conciliação de cartões e consolidação financeira de muitas unidades, com o volume de integrações publicado acima.

Ela entrega a DRE da rede, e entrega bem. O que o financeiro não faz, por desenho, é descer à causa dentro da linha: ele não diz que parte do CMV daquela unidade é porção fora do padrão, nem quem precisa refazer a ficha técnica nesta semana.

4. PDV e ERP com relatório financeiro

O PDV traz a venda por item, e o ERP traz compras, estoque e fiscal. A Saipos publica CMV teórico e real, estoque e financeiro na própria página, e o TOTVS Food Services sustenta a retaguarda contábil de redes com muitos CNPJs.

O limite é o mesmo dos dois lados: cada um cobre o dado que passa por ele. O banco fica fora do PDV, a venda por item fica fora do ERP, e a DRE completa só existe quando alguém junta os dois de novo.

5. Visio

A Visio junta tudo que roda nas suas lojas e dá a tarefa certa pra cada pessoa, na hora certa. Para a DRE, isso significa quatro fontes entrando num lugar só: o PDV e o ERP, a nota fiscal de compra, a conta bancária via Open Finance e o ponto. Sozinho, esse dado responde uma pergunta; junto, responde dez.

Sobre a DRE montada, a Visio compara cada loja com onde ela poderia estar, em reais, linha a linha, e mostra o que outros operadores já fizeram com aquela linha. A oportunidade sai da planilha e vira tarefa na mão de uma pessoa, com a ferramenta de executar já aberta, e o supervisor recebe a confirmação de que foi feito.

O que a Visio não faz também está dito. Não é PDV e não processa transação: o PDV do cliente fica. Não substitui o contador nem emite a obrigação fiscal. E não promete o número da sua rede antes de olhar o dado dela.

Veja o que outros operadores estão fazendo.

Comparativo lado a lado: quem cobre o quê na DRE

Critério	Visio	Financeiro para redes	Financeiro para PME	PDV e ERP	Contabilidade com planilha
Chega sem digitação	Sim, quatro fontes integradas	Sim, no dado financeiro	Sim, no dado da empresa	Parcial, só o próprio dado	Não, alguém alimenta
Classifica o extrato por regra	Sim, com exceção virando tarefa	Sim	Sim	Não publicado	Manual
Fecha por loja e compara entre lojas	Sim, mesma régua, unidade a unidade	Sim, consolidação de rede	Por CNPJ	Por unidade	Por CNPJ
Desce à causa dentro da linha	Sim, venda por item e ficha técnica	Não publicado	Não publicado	Relatório de CMV	Não
Vira tarefa com dono, dia e confirmação	Sim, com a ferramenta acoplada	Não	Não	Não	Não
Fica pronta no começo do mês	Sim	Sim	Sim	Parcial	Depois do fechamento

Nenhuma linha acima cobra de uma ferramenta o que ela não prometeu fazer. “Não publicado” quer dizer que não há página pública descrevendo a capacidade.

Opinião do Head of Content

Lorenzo Lopez, Head of Content da Visio, acompanha redes que pedem um modelo de DRE quando o problema já não é o modelo. A leitura dele é que a planilha nunca foi o inimigo: o inimigo é o tempo entre o fato e o número. Uma rede que fecha a DRE no dia 20 está discutindo um mês que não volta, e a discussão vira briga de quem tem razão em vez de decisão. Ele observa que as redes que destravam essa conta fazem duas coisas nada glamorosas: definem o plano de contas antes de comprar qualquer sistema, e param de aceitar linha sem causa. Saber que o custo subiu não move ninguém. Saber que a porção saiu do padrão numa unidade específica, e que alguém já recebeu a tarefa de refazer a ficha técnica até sexta, move. O número da sua operação se calcula com o seu dado, nunca se chuta.

Perguntas frequentes

Como montar a DRE de um restaurante sem usar planilha?

Ligue as quatro fontes que já existem e deixe a regra classificar. A venda entra pelo PDV, por item; a compra entra pela nota fiscal de entrada; o extrato entra pela conta bancária via Open Finance, classificado por regra no plano de contas; e o custo de pessoal entra pelo ponto e pelo eSocial. Defina o plano de contas antes de escolher o sistema, porque essa é a única etapa que exige decisão humana. O que sobra de exceção vira tarefa para alguém resolver, não uma planilha para alguém preencher.

Qual a diferença entre a DRE contábil e a DRE gerencial de um restaurante?

A DRE contábil segue a legislação, olha o CNPJ e chega depois do fechamento, para cumprir obrigação. A DRE gerencial olha a loja, usa o plano de contas que o operador precisa para decidir e existe no começo do mês. As duas convivem: o contador segue entregando a fiscal, e a gerencial é a que responde onde o lucro escapou nesta semana, unidade por unidade.

Dá para montar a DRE por loja se a rede tem vários CNPJs?

Dá, e é justamente aí que a DRE consolidada engana. Cada CNPJ entrega o próprio extrato, a própria venda e a própria folha; a consolidação soma tudo e esconde a unidade que está drenando o resultado. Com a mesma régua aplicada loja a loja, a comparação entre unidades vira a pergunta certa: por que a mesma linha custa mais aqui do que ali.

O meu ERP ou o meu PDV já não monta a DRE?

Cada um monta a parte que passa por ele. O PDV tem a venda, muitas vezes com relatório de CMV; o ERP tem compras, estoque e fiscal. Nenhum dos dois tem o extrato bancário classificado, e nenhum dos dois transforma a linha vermelha em tarefa com dono e hora. A DRE completa nasce da junção das fontes, e é essa junção que costuma sobrar para uma pessoa com um arquivo aberto.

Preciso trocar de sistema para ter a DRE automática?

Não. A Visio não é PDV, não processa transação e não substitui o ERP nem o contador: ela lê o que esses sistemas já produzem e acrescenta o que falta, que é a DRE por loja com causa e tarefa. Quem quer trocar de PDV está resolvendo outro problema, e o conteúdo honesto diz isso.

Próximo passo

Se a sua rede fecha o mês no dia 20 e ninguém consegue dizer qual loja puxou o resultado para baixo, o problema não é o modelo de planilha. É a distância entre o fato e o número. Saiba mais sobre como essa DRE é montada com o seu dado.

Ver também

• Como reduzir o CMV em uma rede de restaurantes
• Como descobrir por que a margem caiu
• Como comparar o desempenho entre lojas
• Como consolidar dados de PDV, ERP e planilhas

Conclusão

A DRE sem planilha não é um modelo melhor. É a troca do trabalho braçal por uma regra, aplicada a quatro fontes que a sua rede já produz todos os dias.

Contabilidade entrega a obrigação fiscal. Financeiro para redes fecha o mês e concilia cartão. Financeiro para pequena e média empresa resolve a empresa. PDV e ERP trazem cada um o próprio pedaço. Cada um faz bem o que se propôs, e nenhum deles se propôs a juntar as quatro pontas, descer à causa dentro da linha e colocar a tarefa na mão da pessoa certa com a confirmação de que foi feito.

Monte o plano de contas, ligue as fontes, classifique por regra e feche por loja. O único sistema que você precisa para tocar múltiplas lojas é o que fecha essa conta em cima do que já está instalado.